AI, 내 하루를 재설계하다: AI 비서로 GTD(Getting Things Done) 실천하기

"해야 할 일은 태산인데, 뭐부터 해야 할지 몰라 하루 종일 우왕좌왕하다 하루가 끝나버린 경험", 없으신가요? 머릿속은 온갖 아이디어와 걱정, 약속들로 뒤죽박죽이고, 정작 중요한 일은 자꾸만 놓치게 됩니다. '갓생'을 살고 싶지만, 현실은 '망생'에 가깝다면, 이제 당신의 삶에 '시스템'이 필요하다는 신호입니다.

이 글은 세계적인 생산성 방법론인 **GTD(Getting Things Done)를 AI와 결합하여, 복잡한 당신의 하루를 명쾌하게 재설계하는 구체적인 시스템 구축법**을 공유합니다. 제가 실제로 매일 사용하고 있는 노션(Notion)과 AI 툴 기반의 워크플로우를 그대로 공개하여, 여러분도 더 이상 '정리되지 않은 머릿속' 때문에 스트레스받지 않도록 돕겠습니다.

솔직히 고백하자면, 불과 몇 년 전까지만 해도 저는 극심한 '생산성 강박'에 시달리면서도 정작 아무것도 제대로 해내지 못하는 사람이었습니다. 머릿속에는 수십 개의 프로젝트와 아이디어가 떠다녔고, 이메일함은 항상 터지기 일보 직전이었죠. 결국 번아웃 직전까지 가서야 깨달았습니다. 문제는 저의 의지나 열정이 아니라, '생각을 정리하는 시스템'이 없다는 것이었음을요. 그때 데이비드 앨런의 GTD를 만났고, 최근에는 여기에 AI를 접목하면서 제 삶의 통제력과 창의력이 완전히 달라지는 것을 경험하고 있습니다. 오늘은 그 '마법 같은 시스템'을 여러분께 아낌없이 보여드리려 합니다.

---

2. GTD와 AI의 만남: '생각의 정리'를 자동화하다

GTD(Getting Things Done)는 '해야 할 모든 일을 머릿속에서 꺼내 외부 시스템에 저장하고, 명확한 다음 행동을 정해 실행에만 집중하게 하는 것'을 핵심 원리로 합니다. 하지만 이 과정의 일부 단계들(수집, 정리 등)이 번거로워 꾸준히 실천하기 어려운 단점이 있었죠. 바로 이 지점에서 AI가 강력한 조수가 되어줍니다.

• GTD가 제공하는 것: 검증된 생산성 프레임워크 (어떻게 생각을 정리할 것인가)
• AI가 제공하는 것: 그 프레임워크를 실행하는 압도적인 효율과 자동화 (귀찮은 정리 작업을 대신해주는 비서)

이제부터 제가 실제로 사용하는 Notion 데이터베이스와 AI 챗봇을 기반으로 한 5단계 GTD 워크플로우를 단계별로 공개하겠습니다.

---

3. AI 비서와 함께 GTD 실천하기: 5단계 워크플로우 (저의 실제 시스템 공개!)

1단계: 수집 (Capture) - AI로 모든 것을 빠짐없이 담아내기

GTD의 첫걸음은 머릿속에 떠다니는 모든 것(아이디어, 할 일, 약속 등)을 외부의 '수집함(Inbox)'에 담는 것입니다. 저는 이 과정을 AI를 활용해 거의 완벽하게 자동화했습니다.

✨ 저의 실제 수집 시스템:

• 음성으로 수집하기: 길을 걷거나 운전 중에 아이디어가 떠오르면, 스마트폰의 AI 음성 비서(Siri, Google Assistant 등)에게 바로 말합니다. "하이 빅스비, 내 노션 수집함에 '블로그 글 주제: AI와 GTD' 추가해줘." 이 음성 명령은 자동화 툴(Make.com 등)을 통해 제 노션 '수집함' 데이터베이스에 텍스트로 즉시 기록됩니다.
• 이메일 전달로 수집하기: 처리해야 할 중요한 이메일은 지정된 주소로 '전달(Forward)'하기만 하면, 그 내용이 자동으로 노션 '수집함'에 추가됩니다.
• 웹서핑 중 수집하기: 좋은 아티클이나 자료를 발견하면, 웹 클리퍼(Web Clipper)를 통해 클릭 한 번으로 노션 '수집함'에 저장합니다.

✍️ 나의 경험담: "예전에는 좋은 아이디어가 떠올라도 메모할 곳이 없어 놓치는 경우가 허다했습니다. 하지만 지금은 음성으로 1초 만에 기록할 수 있으니, 스쳐 지나가는 모든 생각을 소중한 자산으로 만들 수 있게 되었죠. '수집' 단계의 허들이 낮아지니 GTD를 실천하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다."

2단계: 명확화 (Clarify) - AI에게 "이게 뭐지?" 물어보기

'수집함'에 쌓인 것들을 하나씩 처리하는 단계입니다. "이게 뭔가?", "행동이 필요한가?"를 판단해야 하죠. 저는 이 판단 과정을 AI에게 위임합니다.

⭐ 마법 프롬프트 예시 (노션 AI 자동 채우기 활용):
"노션 '수집함' 데이터베이스에 'AI 다음 행동 제안'이라는 속성을 만들고, AI 자동 채우기 프롬프트를 이렇게 설정합니다:
'아래 '내용' 속성을 분석해서, 이것이
①지금 당장 할 수 있는 구체적인 '다음 행동(Next Action)',
②여러 단계가 필요한 '프로젝트(Project)',
③단순 정보인 '참고 자료(Reference)',
④언젠가 할 일인 '보류(Someday/Maybe)'
중 어디에 해당하는지 분류해줘. 만약 '다음 행동'이라면, 그 행동을 한 문장으로 명확하게 정의해줘.'"

▶️ 당신의 역할: 하루에 한 번, AI가 분류하고 제안한 '다음 행동'들이 적절한지 쓱 훑어보고 최종 확인만 합니다. 이 과정은 5분도 채 걸리지 않습니다.

3단계: 정리 (Organize) - AI로 제자리에 착착! 자동 분류

명확해진 항목들을 올바른 장소(프로젝트 목록, 다음 행동 목록, 캘린더 등)로 옮기는 단계입니다. 저는 이 역시 No-Code 자동화 툴과 AI를 연동하여 처리합니다.

✨ 저의 실제 정리 시스템:

• 노션 '수집함'에서 2단계의 AI가 항목을 '프로젝트'로 분류하면, 자동화 규칙에 따라 해당 항목은 제 '프로젝트 마스터' 데이터베이스에 새로운 프로젝트로 자동 등록됩니다.
• '다음 행동'으로 분류되고 내용에 '미팅', '약속' 같은 단어가 포함되면, 제 구글 캘린더에 자동으로 임시 일정을 생성하고 알림을 보냅니다.
• '참고 자료'로 분류되면, 자동으로 '아카이브' 데이터베이스로 이동하여 보관됩니다.

✍️ 나의 실패담: "처음 이 시스템을 만들 때, 자동화 규칙이 꼬여서 모든 알림이 새벽 3시에 울리는 끔찍한 경험도 했습니다. 하지만 몇 번의 시행착오를 거치며 규칙을 다듬고 나니, 지금은 정말 손 하나 까딱 안 하고 모든 정보가 제자리를 찾아가는 '자동 정리 시스템'이 완성되었습니다."

4단계: 검토 (Reflect) - AI와 함께하는 '주간 리뷰'

GTD의 핵심은 주기적인 '검토'입니다. 저는 매주 금요일 오후, AI와 함께 '주간 리뷰'를 진행합니다.

⭐ 마법 프롬프트 예시 (주간 리뷰 페이지에서):
"/ai 나의 '프로젝트 마스터' 데이터베이스와 '다음 행동 목록' 데이터베이스를 참고하여, 아래 항목에 대해 요약 보고서를 작성해줘.
1. 이번 주에 완료된 주요 작업 5가지.
2. 현재 '진행 중'이지만 진척이 더딘 프로젝트 3가지와 그 이유.
3. 다음 주에 반드시 처리해야 할 최우선 과제 3가지 제안 (마감일 및 중요도 기준).
4. 전체적인 업무 진행 상황에 대한 간단한 코멘트."

▶️ 당신의 역할: AI가 생성한 보고서를 보며 지난주를 돌아보고, 다음 주의 계획을 세웁니다. AI 덕분에 주간 리뷰 시간이 1시간에서 15분으로 줄었습니다.

5단계: 실행 (Engage) - AI로 '가장 중요한 일'에 집중하기

이제 정리된 목록에 따라 '실행'만 하면 됩니다. 만약 실행해야 할 일이 너무 막막하게 느껴질 때도 AI가 도움을 줍니다.

✨ 저의 실행 부스터 활용법:
"만약 저의 '다음 행동 목록'에 '신규 강의안 초안 작성'이라는 일이 있다면, 저는 바로 그 자리에서 AI에게 이렇게 요청합니다. "'AI와 GTD'를 주제로 한 1시간짜리 강의의 세부 목차를 10단계로 나누어 짜줘. 각 단계별 핵심 내용도 한 문장씩 포함해줘.' 이렇게 하면 막막했던 첫 단계를 쉽게 시작할 수 있고, 실행력이 크게 올라갑니다."

---

4. 결론: AI는 당신의 '정신적 여유'를 위한 최고의 투자

오늘 제가 소개해드린 AI와 GTD를 결합한 시스템은 단순히 일을 더 빨리 처리하기 위한 기술이 아닙니다. 이것은 머릿속의 복잡함과 불안감을 외부 시스템에 온전히 위임하고, '정신적 여유(Mental Clarity)'를 되찾기 위한 과정입니다. 그리고 그 과정에서 발생하는 귀찮고 반복적인 작업들을 AI가 대신해주는 것이죠.

AI 덕분에 우리는 더 이상 사소한 일들을 기억하려 애쓸 필요가 없어졌습니다. 그 에너지를 아껴 더 창의적이고, 더 가치 있는 일에 집중할 수 있게 되었습니다. 여러분도 오늘부터 AI와 함께 '생각 정리 시스템'을 만들어보세요. 당신의 하루가, 그리고 당신의 삶이 훨씬 더 여유롭고 풍요로워질 것이라 확신합니다.